SharePoint

Omnifact macht die ausgewählten SharePoint-Websites und -Ordner zur Wissensbasis eines Space, sodass Ihr Team Fragen in normaler Sprache stellt, statt Dokumentbibliotheken zu durchsuchen. Die Personalabteilung beantwortet Mitarbeiterfragen anhand aktueller Richtlinien, Projektleitungen verfolgen Entscheidungen über Besprechungsprotokolle hinweg, und die IT findet Runbooks auf internen Teamwebsites. Jede Antwort verlinkt auf die zugrunde liegenden SharePoint-Dateien, sodass alle die Quelle prüfen können.

Omnifact gleicht jeden Space laufend mit den ausgewählten SharePoint-Ordnern und -Websites ab. Neu hinzugefügte Dokumente werden importiert, bearbeitete Dateien neu indexiert und gelöschte Dateien automatisch entfernt, ganz ohne manuelles erneutes Hochladen. Wenn sich eine Richtlinie, eine Vertragsvorlage oder ein Handbuch in SharePoint ändert, antwortet Omnifact auf Basis der aktualisierten Fassung und verlinkt auf die Originaldatei.

Omnifact liest PDF, Word, PowerPoint, OpenDocument-Texte und -Präsentationen, Textdateien, Markdown, CSV und JSON aus SharePoint, bis zu 500 MB pro Datei. Das deckt die Handbücher, Richtlinien, Verträge, Präsentationen und Datenexporte ab, die Organisationen üblicherweise in SharePoint-Bibliotheken ablegen. Bei Excel-Arbeitsmappen exportieren Sie wichtige Tabellen als CSV, damit Omnifact sie einbeziehen kann.

Omnifact nutzt genau die Teamwebsites, Intranetseiten und Ordner aus Dokumentbibliotheken, die Sie für den jeweiligen Space auswählen. Sie schneiden jeden Space gezielt auf seinen Nutzerkreis zu, etwa die HR-Richtlinienbibliothek für einen Mitarbeiter-Space oder einen Kundenordner für ein Projektteam, statt Ihre gesamte Umgebung in Microsoft 365 auf einmal anzubinden.

Ausschließlich die Mitglieder dieses Space. Wer Zugriff auf einen Space erhält, kann die dorthin synchronisierten SharePoint-Dokumente abfragen und deren Quellenangaben einsehen. Da Omnifact den Zugriff über die Space-Mitgliedschaft steuert und nicht die Einzelberechtigungen aus SharePoint spiegelt, sollten Sie Ordner synchronisieren, die für alle Mitglieder des Space bestimmt sind, und für vertrauliche Unterlagen eigene Spaces anlegen.

Synchronisierte SharePoint-Dokumente werden im gewählten Space in Omnifact gespeichert und indexiert, damit Antworten schnell und mit präzisen Quellenangaben geliefert werden. Ihre Originaldateien verbleiben in SharePoint unter Ihrem Vertrag mit Microsoft. Omnifact wird in Deutschland betrieben, Geschäftsdaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet, und Admins können Spaces auf europäische oder in Europa gehostete Modelle beschränken.

Ein Omnifact-Admin aktiviert SharePoint einmalig für die Organisation. Anschließend verbinden Sie Ihr Konto aus Microsoft 365 in Ihren Kontoeinstellungen unter App-Verbindungen, und ein Space-Admin wählt die SharePoint-Websites und -Ordner für jeden Space aus. Falls Ihre Microsoft Entra ID eine Admin-Einwilligung verlangt, gibt Ihr IT-Administrator Omnifact einmalig für den Tenant frei.